Управление документами

0% потерянных и испорченных документов. На 84% меньше среднее время поиска документов. 100% гарантия конфиденциальности данных.

Понятное создание и редактирование документов

В Directum RX можно работать с электронными документами, сканами документов, текстами, изображениями, аудио и видео. Доступ к материалам регулируется настройкой прав доступа, что обеспечивает конфиденциальность. Каждый документ имеет регистрационную карточку с вложениями и основную информацию о документе: название, автор, номер и дата регистрации.

Файлы заносятся вручную или простым перетаскиванием локального файла, письма или вложения Microsoft Outlook — система автоматически заполняет часть полей.

Ознакомление с документом доступно прямо в браузере через предпросмотр. Предпросмотр также удобен при занесении PDF-документа со сканера, где можно просмотреть, повернуть или скорректировать скан, а для удобного поиска также добавить штрихкод.

Создание документов упрощается с помощью шаблонов приказов, заявлений и служебных записок и других локальных актов — данные из карточки переносятся в текст автоматически. Также документ можно создать копированием, система сохранит настройки прав доступа и содержимое документа, которые после можно скорректировать.

Чтобы документы не дублировались в системе, предусмотрено создание версий, которые можно экспортировать, подписывать, отправлять вложением в письмо или на печать и т.д. Когда версия становится неактуальной, ее можно скрыть.

Для редактирования не нужно выгружать файл — документ открывается сразу в офисном приложении или во встроенном редакторе. Все изменения автоматически сохраняются при сбое компьютера или при отключении электричества.

Функции искусственного интеллекта Directum RX Intelligence помогают сравнивать версии и выделять отличия между документами.

Быстрая отправка документов в работу

В Directum RX документы можно сразу отправлять в работу из карточки: по регламенту компании или произвольному маршруту. При необходимости их можно отправить по электронной почте — система автоматически подставляет адресатов и тему, сотруднику остается только добавить текст письма.

Для обмена юридически значимыми документами с контрагентами используются сервисы ЭДО, такие как Диадок и СБИС, без выхода из интерфейса Directum RX. Бумажные документы можно распечатать и подготовить конверт нужного формата с заполненными данными отправителя и получателя.

Варианты подписания документов

Документы подписываются электронной подписью: усиленной, облачной или простой. Усиленная ЭП гарантирует защиту данных, а облачная снижает затраты, так как не требует установки дополнительных программ. При необходимости документ можно преобразовать в PDF и добавить отметку ЭП по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и выгрузить вместе с подписями и связанными материалами для отчетности или проверок.

Конфиденциальность данных

Directum RX обеспечивает безопасное хранение данных с помощью разграничения прав, шифрования и ведения истории действий пользователей. Доступ можно настраивать для сотрудников или групп: права определяют, кто может просматривать, редактировать или полностью управлять документом. Если доступ запрещен, документ не отображается в системе.

Конфиденциальные документы, такие как договоры или проекты, могут быть зашифрованы. Даже при краже оборудования их содержимое остается защищенным. Для особо важных данных выдается строгий доступ — их не видят замещающие, администраторы и аудиторы без выданных прав.

Все действия с документами фиксируются в истории: кто открывал, редактировал, изменял права.

Мониторинг работ по документу

В режиме реального времени можно контролировать этапы работы по документу — кто согласовал, кто задерживает выполнение. Состояние обновляется на всем протяжении жизненного цикла документа.

Поиск документов

В Directum RX поиск документов осуществляется по параметрам или содержимому — достаточно указать название, автора или дату. На панели навигации доступен список недавно использованных документов.

Для удобства файлы можно помечать цветными метками и потом быстро находить их по фильтру. Полнотекстовый поиск помогает определить, какие из найденных объектов больше всего удовлетворяют поисковому запросу.

В системе документы связываются между собой, что дает быстрый доступ к договорам, приложениям и дополнительным материалам. При загрузке нескольких файлов с локального компьютера права доступа передаются остальным документам от основного, что значительно упрощает работу.