Делопроизводство

На 35–50% сокращается время регистрации документов. На 20–30% снижается трудоемкость руководителей при рассмотрении документов. На 20% повышается исполнительская дисциплина.

Быстрое занесение и регистрация документов

В Directum RX документы, поступившие по электронной почте, с курьером или через системы обмена, можно внести в систему за считанные минуты.

Искусственный интеллект автоматически заполняет карточки: определяет вид и содержание документа, указывает данные корреспондента и адресата.

Если на этапе проверки выявлены ошибки — например, перепутан порядок страниц или нарушена их ориентация — корректировки вносятся в пару кликов. Также можно разделить приложения на отдельные документы или объединить их с основным.

Рассмотрение документов и выдача поручений

Directum RX обеспечивает работу с документом на всех стадиях его жизненного цикла: от регистрации до исполнения и контроля поручений. После регистрации входящего документа создается задание на рассмотрение руководителем, где он может ознакомиться с документом и принять решение.

Документы открываются:

• в локальном редакторе при установленном веб-агенте;
• в онлайн-редакторе при интеграции с ONLYOFFICE или Р7-Офис;
• в окне предпросмотра.

По вынесенной резолюции система формирует поручения, через которые осуществляется контроль их исполнения. Ход выполнения поручений можно отслеживать в списках поручений, с помощью виджетов или отчетов. Если сотрудник не успевает завершить задачу, он может запросить продление или передать его в работу другому сотруднику. После выполнения работ система уведомляет автора и контролера поручения.

Для руководителей можно настроить виртуальных помощников. Когда руководителю поступает поручение, система формирует предварительный вариант подчиненного поручения с предложением возможного исполнителя. Интеллектуальные механизмы Directum RX самостоятельно обучаются в процессе работы: чем больше руководитель отправляет поручений, тем точнее определяется исполнитель.

Отправка исходящих документов

В Directum RX доступны шаблоны документов с автоматической подстановкой данных, что ускоряет их подготовку.

Согласование и подписание документов выполняются в электронном виде по утвержденным маршрутам, которые адаптируются под специфику компании.

Интеграция с сервисами Контур.Диадок и СБИС позволяет мгновенно отправлять документы внешним адресатам, сокращая сроки согласований и контролируя возвраты.

Для бумажных документов система формирует лист рассылки со списком адресатов, конверты и реестр почтовых отправлений. Сотруднику остается распечатать их и сформировать почтовые отправления.

Работа с внутренними документами

Чтобы отправить документ на согласование или подписание, достаточно выбрать настроенное правило и начать процесс. Система автоматически определяет участников и направляет им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. При необходимости доверенность на подписание можно оформить прямо в Directum RX.

После подписания запускается процесс ознакомления — в электронном или бумажном виде под личную подпись.

Выдача оригиналов и копий бумажных документов

Directum RX позволяет контролировать местонахождение оригиналов и копий документов в компании, контролировать их возврат. Ответственный за хранение фиксирует информацию карточке. За день до срока возврата система автоматически уведомляет ответственного о необходимости проверки, после чего регистрируется факт возврата.

Решение обеспечивает полный цикл работы с документами, включая юридически значимый электронный документооборот. Система проработана до деталей и готова к быстрому внедрению.