Банк Казани – курс на повышение клиентоориентированности вместе с Directum

Компания МайТэк осуществила проект внедрения ECM-системы Directum в КБЭР «Банк Казани». В рамках проекта автоматизированы процессы канцелярии, ОРД, управления договорными документами и управления совещаниями и заседаниями.

О компании

С 1990 года Банк Казани работает в интересах развития столицы Республики Татарстан, укрепления ее экономики и поддержки благосостояния населения. Приоритетами банка являются финансирование городского хозяйства и инфраструктуры, банковское обслуживание населения, кредитование малого и среднего бизнеса.

Сеть обслуживания Банка Казани охватывает всю Казань. В столице Татарстана работают 12 классических офисов банка, 4 мобильных офиса с автоматизированной системой обслуживания и 50 банкоматов. Кроме того, дополнительный офис и 5 банкоматов расположены в городе Нижнекамск.

Ситуация

Компании в сфере финансовых услуг просто обязаны регулярно проводить глубокий анализ процессов бумажного и электронного документооборота, чтобы быть уверенными в своей эффективности, гибкости и надежности, как в настоящем, так и в будущем.

Подчас грамотное управление информационными потоками не менее важно, чем материальными и финансовыми. Информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Осознание этого побудило руководство банка к принятию решения о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием.

Выбор

Первостепенным вопросом для Банка была открытость системы и наличие собственного инструмента разработки. Это делает систему гибкой и позволяет развивать ее в дальнейшем. Кроме того, немаловажным условием был широкий функционал СЭД.

Соответствие Directum этим ключевым критериям позволило признать ее оптимальным решением.

Анализ задач

Обладая опытом работы в системе и пониманием процессов, команда МайТэк четко сформулировала задачи внедрения и определила основные процессы для автоматизации. Это:

• регистрация и рассмотрение входящих документов, формирование и контроль исполнения поручений по ним;
• создание, согласование и регистрация исходящих и внутренних документов (письма, работа со служебными записками, положениями, регламентами, инструкциями и т.д.);
• работа с организационно-распорядительной документацией (приказами/распоряжениями по основной деятельности), формирование и контроль исполнения поручений по ним;
• согласование входящих, исходящих договоров и прочих договорных документов, ведение реестра договоров;
• подготовка к совещаниям и заседаниям, контроль исполнения принятых решений;
• создание защищенного и безопасного электронного архива документов;
• удаленная работа через веб-доступ.

Решение

Все поставленные задачи проекта были успешно решены. С помощью функционала базовых модулей системы и бизнес-решения «Классическое делопроизводство» в систему переведены ключевые процессы делопроизводства. Добиться эффективной автоматизации договорной работы позволило внедрение бизнес-решения Управление договорами. По завершению проекта внедрения на всех уровнях банка активно используется электронно-цифровая подпись и штрих-кодирование документов.

Впечатления

«Банк Казани – это банк экономического развития Татарстана, оказывающий поддержку малому и среднему бизнесу. Высокая степень социальной ответственности требует обеспечения соответствующего уровня надежности, который зависит не только от уровня платежеспособности и ликвидности банка, но и от грамотной организации бизнеса в целом. Одним из инструментов на пути к эффективному управлению и выступила система Directum».

Начальник отдела Администрирования и Технического Обслуживания, Белов Алексей Николаевич.

Результаты

На сегодняшний день в системе успешно работают как рядовые сотрудники, так и высшее руководство банка – всего порядка 250 пользователей.

Благодаря поддержке со стороны высшего руководства банка работы по внедрению были успешно завершены. Достигнут новый уровень взаимодействия между сотрудниками, обеспечен оперативный доступ к документам и высокая степень их защищенности.

Перспективы

Система непрерывно развивается, преимущественно силами ИТ специалистов банка. Осуществлен переход на новую более мощную версию Enterprise. В ближайшее время запланировано расширение функционала сразу по нескольким направлениям.