Успешное внедрение модуля межкорпоративного документооборота — путь к цифровой эффективности
Внедрение межкорпоративного электронного документооборота (МКДО) с контрагентами критически важно для снижения издержек, ускорения бизнес-процессов, повышения прозрачности и юридической значимости документов, а также для улучшения управляемости внешних операций, что в итоге ведет к росту эффективности и конкурентоспособности компании, оптимизируя работу с поставщиками и покупателями.
Основные преимущества внедрения МКДО:
- Экономия средств:
- Существенное сокращение расходов на бумагу, печать, почтовые услуги и курьеров.
- Снижение затрат на хранение бумажных архивов.
- Ускорение процессов:
- Сокращение времени на обмен документами в десятки раз (например, с недель до минут).
- Ускорение согласования, подписания и отправки договоров, счетов, актов, УПД.
- Повышение надежности и безопасности:
- Гарантия доставки документа адресату.
- Минимизация риска потери или повреждения бумажных документов.
- Обеспечение юридической значимости электронных документов с помощью ЭЦП.
- Прозрачность и контроль:
- Возможность отслеживать статус документов в реальном времени (получен, прочитан, подписан).
- Прозрачность всех этапов работы с контрагентами.
- Оптимизация работы и развитие бизнеса:
- Автоматизация рутинных операций (например, автоматическая загрузка данных в учетные системы).
- Улучшение взаимоотношений с контрагентами, повышение их лояльности.
- Подготовка к цифровизации в масштабах всей отрасли.
Почему это важно именно с контрагентами?
Внешние документы (договоры, счета-фактуры, акты, накладные) составляют значительную часть документооборота компании, и именно их электронный обмен за пределами организации дает максимальный эффект с точки зрения скорости и затрат, делая компанию более гибкой и современной. Именно так рассуждал наш Заказчик, принимая решение о старте проекта внедрения МКДО.
В марте 2023 г. Компания НАША КОМПАНИЯ завершила масштабный проект по внедрению модуля межкорпоративного документооборота (МКДО) версии 5.8 для одного из клиентов, занимающих важную роль в отрасли ОПК. Проект был реализован в течение 9 месяцев — с учётом специфики адаптации и глубокой интеграции с существующими бизнес-процессами и полного цикла этапов внедрения: исследование, обучение пользователей, тестовая и опытно-промышленная эксплуатация.
Цели и задачи проекта
Основной целью внедрения стала полная автоматизация межкорпоративного документооборота для исключения ручного переноса документов между внешними системами и внутренним документооборотом на платформе Directum. Ранее сотрудники вынуждены были вручную заходить в личные кабинеты внешних сервисов, скачивать документы и загружать их в систему — трудоёмкий и подверженный ошибкам процесс.
Специфика проекта
Проект сопровождался рядом вызовов:
- Необходимость модификации процессов согласования документов под новые условия обмена;
- Настройка коннектора со СБИС, требовавшая тонкой синхронизации форматов и прав доступа;
Несмотря на эти нюансы, команда внедрения оперативно адаптировала решения, обеспечив стабильную работу системы уже с первых месяцев эксплуатации.
Первые результаты и эффект
Сегодня система работает в промышленном режиме, обеспечивая бесшовный обмен документами с контрагентами без необходимости выхода в сторонние кабинеты.
Хотя окончательные количественные показатели пока формируются в ходе адаптации персонала, уже наблюдается устойчивая тенденция к сокращению времени обработки документов на 30–40%.
Первые отзывы от пользователей положительные — отмечается удобство централизованного доступа и прозрачность статусов документов.
Внедрение МКДО версии 5.8 подтверждает, что даже сложные интеграционные проекты можно реализовать с высоким качеством при грамотном подходе, глубоком понимании бизнес-процессов и тесном взаимодействии с заказчиком.